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Citrix Content Collaborationで契約書ワークフローを合理化する方法

皆さんこんにちは。Citrixセールスエンジニアリング本部の片海 健太郎です。今回はCitrix Content Collaborationの機能のひとつであるワークフローについてご紹介をさせていただきます。

Citrix Workspaceは、各工程でワークフローを統合できるという点が特徴的です。承認や重要な通知など、構造化された作業は、Citrix Workspaceに表示され、迅速に対応できます。

これまでに見た主要なユースケースの1つは、オンラインファイルへのセキュアなアクセスを提供し、データ共有を簡素化することによる、契約承認プロセスの高速化でした。これは、Citrix Workspaceエクスペリエンスに直接組み込まれたCitrix RightSignatureCitrix Content Collaborationの機能を介して行われています。統合デジタルワークスペースの一部として提供されるため、どこからでもドキュメントやデータに接続して、アクセスを制限することなくドキュメントのセキュリティを確保できます。同時に、セキュリティ、管理性、コンプライアンスに関する組織の要件を満たすことができます。

では実際にコラボレーティブワークフローのデジタル化手順を見ていきましょう。

商業建築業のABC社は、新規プロジェクトのために下請業者を採用しようとしています。流動的な部分やファイルのやりとりがたくさんある大仕事です。ABC社従業員のジョーさんは、両当事者による署名が必要な下請契約書を作成しました。ジョーさんがCitrix Workspaceで行った方法は次のとおりです。

ステップ1:法的拘束力のある文書署名で契約を締結する

ジョーさんはCitrix Workspace内で文書を選択し、署名のために送信することを選び、署名プロセスを開始します。

必要な署名者の名前とメールアドレスを追加します。既存のテンプレートを使用することも、数回のクリックで契約書にテキストフィールドを追加することも可能です。その後、事前に保存しておいた自分の署名で契約書にカウンターサイン(副署)します。

契約書を送信する前に、有効期限の追加、パスコードのオプション、署名者の順序付けなどの主要項目をカスタマイズできます。

契約書の準備ができたら、文書をABC社従業員のマイクさんと下請業者に送信します。社内の従業員にはCitrix Workspaceの通知フィードとメールで通知されます。社外の従業員はメールで通知を受け取ります。

ステップ2:ファイルをセキュアに回収する

契約が締結されたら、次はプロジェクトに関連する計画とドキュメントの共有です。ABC社は、最初に下請け業者からいくつかのファイルを入手する必要があります。これには2つの方法 – 面倒な方法とジョーさん方式(別名シトリックス方式!) – があります。では、ワークフローを続けましょう。

ジョーさんはCitrix Workspaceから、下請業者のカスタムブランドの双方向ファイル共有ポータルへのリンクをマイクさんに送信します。

マイクさんは、Citrix Content Collaborationを使用して、セキュアにファイルを建築業者のワークスペースに直接アップロードできます。…

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